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八分钟学会PPT的所有常用操作

2020/11/2 12:33:39

八分钟学会PPT的所有常用操作


当你打开PPT软件的操作界面,千万不要被琳琅满目的功能吓到;因为有一半以上的功能,在实际制作时基本上用不到。比如顶部菜单栏“设计”里面的幻灯片模板,这个功能就很鸡肋,我相信稍微有点审美水平的PPTer,都不会使用如此缺乏美感的模板。

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面对如此多的PPT操作功能,到底有哪些在制作时会被我们经常用到呢?


一. 幻灯片的基本操作

幻灯片的基础操作包括:新建、复制和删除幻灯片,幻灯片放映,幻灯片浏览视图,幻灯片大小设置。这里着重讲一下幻灯片浏览和页面设置这两个操作,其它的只需要知道快捷操作键就可以。

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幻灯片浏览视图

点击PPT右下角“幻灯片浏览”按钮进入;将按照幻灯片序号显示缩略图,可以看到所有幻灯片显示在同一画面里,有助于我们快速复制、删除和移动幻灯片。双击选定的幻灯片缩图可以切换到显示此幻灯片的普通视图模式。

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幻灯片大小设置

最新的office版本默认幻灯片比例是16:9宽屏,跟大部分笔记本和电脑的比例是一样的,宽屏也是目前符合主流审美的展示方式。但在一些特定的放映场合,要根据场地屏幕的比例来调整幻灯片的比例,这时候可以通过“设计——幻灯片大小——自定义幻灯片大小”来设置幻灯片的比例。

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二. 幻灯片母版设置

通过路径“视图——幻灯片母版”进入母版设置界面,通常需要做一个过渡页和一个通用页的母版。这样在幻灯片制作的时候可以直接套用母版,在母版的基础上再进行更多的设计。我们也可以做多个母版,制作幻灯片时点击鼠标右键来切换不同的版式。

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三. 插入对象和素材

插入的常用操作包括:插入文本、形状、图片、图表、表格、音频和视频等。每一种素材的插入在具体运用中都是有技巧的(详情见下图),这些技巧会提升制作效率、协助我们制作更精良的PPT;好比插入的文本可设置为默认文本框,等下次再插入文本时,跟之前的文本是相同的性质。

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四. 素材快速对齐

自动对齐

从2013版开始的PPT拥有自动对齐的功能,移动素材的时候,画面中会出现跟其它素材对齐的等线,帮助我们快速对齐。


对齐操作

在菜单“格式“中找到“对齐”的功能栏,可以实现左右对齐、顶端底部对齐、居中对齐、横向对齐、纵向对齐等多,这是一个简单好用又极其重要的功能。


五. 格式刷的使用

格式刷简单来说,就是把某个素材的格式直接运用到另一个素材上,可以用来刷文字的格式、刷形状的格式、刷图片的格式等;这里还有个小技巧,如果双击格式刷,可以把一个素材的格式,无限次数的运用到其它素材上。制作PPT非常讲究整体风格的统一,所以格式刷这个功能的使用频率非常高,也能帮PPTer节省不少制作时间。


六. 蒙版的使用

蒙版顾名思义就是“蒙在上面的板子“,通常有透明蒙版和渐变蒙版。在PPT中最常见的使用方法,是在图片上面盖住一个色块,然后把色块的透明度提高来达到蒙版的效果;蒙版可以大大提升设计感、做出高大上的PPT;当图片清晰度不够的时候,蒙版也可以起到遮蔽的作用。

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七. 切换与动画的使用

幻灯片切换

做PPT演示的时候给幻灯片切换加上动画效果,可以缓减观众的视觉疲劳;但是不建议使用太夸张的切换效果,太夸张会造成喧宾夺主的印象,比较推荐的切换效果有“推入”“擦除”“随机线条”“缩放”这几个。

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动画效果

动画主要是协助演讲者进行演绎,当遇到幻灯片的信息过多、或需要自动播放信息的情况,都可以通过做动画来解决。动画有进入、强调、退出、动作路径这四种方式,每种方式都包含了十几种动画效果,大家可以根据个人的喜好来选择。需要知道的是,当我们费尽心思做好一个动画之后,可以利用动画刷的功能,直接把这个动画运用在其他元素上,大量节省了制作的时间。

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只要熟练掌握这些最常用的操作,你会发现,无论是写PPT的效率还是PPT的美观度都会得到质的飞跃。

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